No solamente nos gustan las reformas, también nos apasiona decorar. Ya hemos hablado en algún que otro post sobre interiorismo, pero esta vez queremos subir de nivel y hablar del mundo de la organización de eventos. Seguro que enseguida te has ido al único evento que se piensa cuando hablamos de este tema: las bodas. Somos conscientes de que, seguramente, una boda sea una de las situaciones que más estrés causan, así que preferimos dejarles este tema a los wedding planners. Seguro que saben gestionar mejor la ansiedad que nosotres en este caso.
De lo que queremos hablar hoy, para hacer las cosas un poco más interesantes, es de cómo decorar un evento empresarial. Sí, has leído bien: un evento corporativo. También existen y se están poniendo muy de moda. Eso sí, hay que saber dónde se está entrando porque este tipo de eventos tienen unas normas un poco distintas. Sus objetivos no son los mismos que los de un plan similar informal, por lo que su ejecución cambia y hay que tener en cuenta otros factores.
Si tienes pensado o ahora de repente te hace ilusión montar un evento empresarial, sigue leyendo, porque te vamos a contar todo lo que tienes que saber para montar el mejor evento empresarial de la historia y hacer todos tus invitades lo recuerden para siempre.
Antes de empezar a decorar un evento empresarial
No conviene empezar la casa por el tejado. Sabemos que lo divertido es organizar el evento en sí (decoración, luces, música…) pero, en realidad, se tiene que empezar por la base: ¿qué pretendes conseguir? Tienes que tener muy claro cuál es el objetivo del evento, porque si no puedes tener muchas ideas y que, al final, no quede clara ninguna. Tienes que especificar, a ti antes que a nadie, qué necesitas que este evento consiga.
Cada objetivo es un mundo, por lo que a partir de él podrás entender las necesidades de la organización y ponerte a ello. Si contratas a un equipo que lo haga por ti, tendrás que estar en estrecho contacto para que puedan hacerte las preguntas que necesiten y les puedas indicar qué quieres conseguir.
Una vez sepas qué clase de evento corporativo quieres dar, toca pasar a la lista de invitades. Un evento que se precie tiene que tener personas de su categoría. La forma en la que lo quieras realizar te dará una pista del tipo de invitades a los que dirigirte. Si quieres, por ejemplo, realizar algo solo para ejecutives, deberás invitarles a elles y a sus familias, por ejemplo. Haz que las personas se ajusten al evento, no viceversa.
Cuando ya tengas esa maravillosa lista preparada, te recomendamos que, en base a ella, personalices las mesas. Si invitas a amigues o familiares, estas tendrán que ser más grandes y deberás distribuir a las personas por grupos conocidos. Lo peor de este tipo de situaciones es que te toque con alguien con quien no tienes nada en común. Mejor ahorrarles las molestias y que se lo pasen lo mejor posible. Puedes poner nombres en los asientos o, si quieres una opción más transgresora, no poner absolutamente nada. Si la gente se distribuye ella misma, seguro que no tienes ninguna queja respecto a los asientos.
De acuerdo al número de invitades que tengas pensado para el evento, podrás elegir un local u otro. También te tocará elegir si quieres espacioso o exterior o prefieres un lugar más íntimo. Deberás tener en cuenta para elegir el sitio a la audiencia que acudirá y las necesidades de la reunión en sí. Puede que necesites sonido, pantallas, etc., cosas que a lo mejor en un exterior son más complicadas de montar.
Puede que suene un poco clasista, pero también hay que ver la formalidad del evento para escoger un lugar acorde a él. Si quieres una presentación muy elegante o formal, mejor no escojas el bar de un familiar porque te deja el espacio a mitad de precio, por ejemplo. Por supuesto, el sitio deberá tener accesos adecuados para todo tipo de personas, como rampas o ascensores. Estos pequeños detalles, si se tienen en cuenta, pueden mejorar el día de más de una persona sin que nos resulte mucha molestia.
¿Cómo decorar un evento empresarial?
Ahora sí, pasamos a todos los consejos y claves que deberás tener siempre en cuenta cuando quieras montar un buen evento corporativo. Ya te hemos dado algunas pistas en el apartado anterior, pero ahora vamos a ir a por todas. ¡Toca elegir colores, ir a floristerías y comprar muchas bombillas! Vamos a decorar:
La temática. Dentro de la categoría ‘empresarial’ existen muchos tipos de eventos: un lanzamiento de un producto, una conferencia… Dependiendo del tipo que sea centrarás más la atención en la celebración o en el minimalismo, generando un ambiente mucho más sobrio y formal.
La temática y objeto del evento determinará todos los factores que vamos a ir comentando en los siguiente puntos. Si todo esto se te hace bola, sigue esta regla de oro: el evento que quieras organizar y su temática tienen que estar cohesionados y todos los elementos que introduzcas deberán de tener un equilibrio (incuso la música).
La ubicación. Como hemos comentado arriba, tienes que tener muy en cuenta dónde quieres hacer este evento. Además de añadir valor al mismo, también puede orientarte sobre la decoración que vas a utilizar. Si es al aire libre tendrás muchas más posibilidades por el espacio, pero deberás tener en cuenta posibles contratiempos ambientales. Utiliza muebles de exterior, preparados para el sol y la lluvia e incluye siempre una zona que esté resguardada o a la sombra por si hay gente que necesita guarecerse. Todos los alimentos y bebidas deberán ir en esta zona para protegerlas de cualquier problema.
Si buscas ideas para la decoración, puedes inspirarte en las bodas de jardín y darle después tu propio twist para que encaje con el evento en sí. Si tienes muy claro que lo quieres hacer fuera, intenta que no sea muy largo porque la gente suele quedarse de pie si es en el exterior. Eso sí, te aseguras que sea mucho más entretenido y dinámico que si es en interior.
Si, por lo que sea, quieres que sea dentro de un recinto, intenta tener varios momentos de entretenimiento para que la gente no se aburra mucho. Los caterings suelen generar muy buen ambiente y fomentan la interacción entre personas que no se conocen. Nada mejor que la comida para reunir a gente.
La iluminación. Poco se habla de lo que una buena iluminación puede mejorar cualquier situación. Esta importante decisión se tiene que tomar teniendo en cuenta los colores que van a predominar en la decoración. Para simplificarlo, las luces se dividen en 2 tonos: fría (blanca) o cálida (amarilla). La primera se utiliza en ambientes que requieren mucha concentración o para refrescar el ambiente. El color blanco recuerda al frío o a la nieve, por lo que es muy buena idea si la fecha del evento es en verano.
Sin embargo, la segunda tonalidad ayuda a relajar el ambiente, cosa que seguramente queramos si realizamos un evento en el que hay mucha gente que se puede aburrir. Para crear esta relajación puedes utilizar velas en las mesas junto a bombillas de tono cálido, como las vintage. Quedan geniales en cualquier lado y aportan mucha personalidad. Un mini consejo: coge un elemento decorativo con el color que quieres utilizar y acércalo a diferentes tonalidades de luz. Así podrás observar mejor los efectos y elegir de acuerdo a lo que buscas.
El invitade. Si has seguido nuestros consejos, este paso ya deberías de tenerlo hecho. Sin embargo, te dejamos una checklist para que no se te olvide nada:
- Analiza las características de tus invitades (ocupación, edad, estatus social…) para adecuar la decoración.
- Tendrás en el evento muchos tipos de perfiles, así que sienta a las personas de acuerdo a sus intereses.
- Haz que se sientan a gusto.
Las mesas. Ten en cuenta que, si pones mesas, tus invitades estarán la mayor parte del tiempo en ellas, por lo que tienes que prestar especial atención a su decoración y orden. No solamente por elles, sino por ti: decorarla correctamente dará a entender también cómo es tu propia empresa y lo seriamente que se toma las cosas. No te vayas a lo rococó y las recargues de más para mostrar opulencia, eso hoy en día no funciona. El estilo tiene que ser acorde a la temática del evento y a tus valores como empresa. Si te preocupa el medio ambiente, intenta que la decoración se pueda reutilizar y no se tire de más.
La posición de las mesas también es muy importante: tiene que haber suficiente espacio para que pasen las personas y se sienten cómodamente. Ten claro dónde se colocarán el resto de elementos (altavoces, pantalla, pasillo central…) para que no quede todo muy junto y agobiante. Recuerda que la arquitectura del propio local no la vas a poder mover; si hay una columna, tendrás que cambiar la distribución de las mesas.
Si tienes pensado realizar un evento corto, puedes poner mesas altas para que la gente no se apalanque y fluya mucho más la interacción y la comunicación. Pero si quieres un evento largo, olvídate de la idea porque la gente se cansará enseguida y te pedirán asiento; cúrate de espanto y coloca unas buenas sillas. O, si quieres ir un poco más allá, puedes poner una zona de mesas alta y otra de bajas para distintas partes del evento.
Funcionalidad. Ya hemos comentado que recargar la decoración no se lleva mucho. De hecho, seguro que triunfas más si apuestas por el minimalismo y decoras solamente con un propósito funcional. Cuantas menos cosas hayan, menos distraerán del objetivo principal que le hayas dado al evento. Además, seguro que la gente habla más entre sí si no tiene un enorme jarrón en el centro de la mesa que impida ver a la persona que tiene delante.
Con todos estos consejos seguro que tienes más nociones sobre cómo decorar un evento empresarial. Recuerda que siempre le tienes que dar tu toque personal para que te reconozcan en la decoración. Ten en cuenta siempre a tus invitades, sus gustos y a qué van a tu evento. Ya sabes que siempre puedes contar con el equipo de Altia para reformas de cualquier tipo o consejos de decoración o de transformación. Puedes llamarnos por teléfono o enviarnos un mail si tienes alguna duda o necesitas algún consejo. Ya sabes que siempre estamos por aquí.
